För det mesta är att spendera timmar av din arbetsdag på kommunikation inte den mest produktiva användningen av din tid. Helst bör kommunikationsverktyg som e-post ge dig möjlighet att göra ditt bästa arbete, inte vice versa.
Tyvärr har e-post blivit en allestädes närvarande form av kommunikation som lätt kan suga din dag och beröva dig på tid och produktivitet.
I den här artikeln kommer vi att presentera några praktiska strategier och verktyg för att hantera e-postöverbelastning.
Vad är e-postöverbelastning och hur påverkar det din produktivitet?
E-postöverbelastning är oförmågan att hålla jämna steg med antalet e-postmeddelanden du tar emot eller skickar. Det är när du har fler meddelanden i din inkorg än vad du rimligen kan hantera.
Så, vad är tecknen på att du kämpar med e-postöverbelastning?
Du känner att du ständigt ligger efter på din e-post och aldrig kommer ikapp.
Varje gång du kollar din e-post blir du stressad eftersom du har så många meddelanden att ta itu med.
Du får många uppföljande e-postmeddelanden när du kämpar för att hänga med dina meddelanden.
Du har en stark lust att ständigt kolla din e-post när du är upptagen med andra uppgifter eller till och med när du försöker koppla av hemma.
Du är inte ensam om du upplever några av dessa symtom. Överbelastning av e-post är ett vanligt problem som många människor möter, men hur kom vi hit? Det finns ett antal anledningar till att överbelastning av e-post har blivit ett sådant problem, särskilt det utbredda antagandet av e-post som det primära sättet för intern kommunikation på arbetsplatsen.
Detta har blivit värre med expansionen av distansarbetskraften, eftersom personliga samtal har övergått till e-postkommunikation. Sist men inte minst innebär en arbetskultur i realtid och alltid att människor förväntas alltid vara tillgängliga för att svara på e-post, även utanför arbetstid.
Dessa resultat är inte begränsade till individer, eftersom de kan ha en enorm inverkan på teamet eller företaget. Så, hur kan du bekämpa e-postöverbelastning och återta kontrollen över din tid och produktivitet?
1. Batch e-postaktivitet
Task batching är en effektiv produktivitetsteknik som innebär att gruppera liknande uppgifter tillsammans och slutföra dem inom en fastställd tid. Du kan tillämpa denna metod för e-post genom att gruppera alla e-postrelaterade aktiviteter i specifika tidsluckor.
Eftersom att läsa eller svara på e-postmeddelanden inte är en mentalt krävande uppgift, kan du schemalägga tid utanför dina produktiva timmar för att göra det, till exempel tidigt på morgonen eller eftermiddagen, beroende på din kronologi. Denna strategi kan hjälpa dig att undvika frestelsen att ständigt kontrollera din e-post och fastna i en e-postvirvel.
Du kan använda tidsbatchappar som Google Kalender för att få tid för e-postrelaterade aktiviteter. Du kan anpassa dina e-postaviseringar så att de bara kommer fram under din e-postaktivitetstid.
2. Avsluta prenumerationen på onödiga e-postmeddelanden
Alla dessa irriterande nyhetsbrev och reklammeddelanden som du prenumererade på för flera år sedan men aldrig läst kan vara en betydande källa till överbelastning av e-post. Att avsluta prenumerationen på dessa e-postmeddelanden kan leda till att din inkorg avvisas.
Det finns flera sätt att avsluta prenumerationen på ett mejl, men det vanligaste är att hitta länken “Avsluta prenumeration” längst ner i mejlet. Men om du har prenumererat på hundratals e-postmeddelanden kan det vara en skrämmande uppgift att avsluta prenumerationen på en gång. Om så är fallet finns det ett antal verktyg som kan hjälpa dig att organisera din e-post, inklusive Unroll.me, som gör att du kan massavregistrera dig från e-postmeddelanden med bara några klick.
Slutligen kan du också skapa ett separat e-postkonto för reklammeddelanden för att förhindra att din primära inkorg blir rörig. På så sätt begränsar du åtkomsten till din primära e-postadress/jobbadress till endast viktiga meddelanden.
3. Ställ in e-postfilter
Filter hanterar din e-post effektivt genom att automatiskt sortera dina meddelanden i specifika mappar baserat på vissa kriterier. Du kan till exempel ställa in ett filter för att automatiskt radera e-postmeddelanden från en viss avsändare innan de når din inkorg.
Du kan ställa in filter i din e-postklient; Du kan till exempel dra nytta av dessa smarta Gmail-filter eller använda en e-postfiltreringstjänst som SaneBox.
4. Använd andra kommunikationsverktyg
Helst ska e-post inte vara det enda kommunikationsmedlet på din arbetsplats. Du kan använda e-post för specifika syften, till exempel för att uppdatera klienter om ett projekt eller för att leverera långformigt innehåll.
Twisted är ett asynkront kommunikationsverktyg som gör det möjligt för medarbetare att utbyta meddelanden utan press eller förväntan om omedelbart svar. Det är idealiskt för team som vill eliminera ständiga avbrott från information och ha mer kontroll över sin tid.
Asana är ett projektledningsverktyg som låter dig spåra framsteg på uppgifter, dela filer och kommunicera med teammedlemmar.